Ecohotel Ebenezer ofrece servicios de alojamiento, Alimentos y Bebidas, recreación, Tours, entre otros. En desarrollo de su actividad Ecohotel Ebenezer conoce información personal de sus clientes directos, usuarios, empleados, proveedores, contratistas, ex empleados, ex clientes, ex usuarios, ex proveedores, ex contratistas. Asimismo, Ecohotel Ebenezer velará porque la información de naturaleza sensible, como los datos biométricos (fotos) y los referidos a la salud, suministrada por los huéspedes, empleados y usuarios, se utilice exclusivamente para las finalidades previstas, de manera que los terceros sólo podrán acceder a ésta si están autorizados por la ley. Los datos biométricos que se lleguen a solicitar tienen por finalidad de garantizar la identidad del huésped, cliente, proveedor y empleado frente Ecohotel Ebenezer, prevenir situaciones de fraude por suplantación de identidad y garantizar la protección de datos del titular. Ecohotel Ebenezer es respetuoso de los datos personales de los Titulares, por ello buscará informar de manera suficiente a las personas sobre los derechos que tienen en su calidad de Titulares de la información. En consecuencia, pondrá a disposición de los titulares de los datos los canales y medios necesarios para que puedan ejercer sus derechos.

Aspectos generales

Derecho de Hábeas Data El Artículo 15 de la Constitución establece el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, tanto de entidades públicas como privadas. Así mismo, este derecho comprende otras facultades como las de autorizar el tratamiento, incluir nuevos datos, excluirlos o suprimirlos de una base de datos o archivo. En el año 2008 se expidió la Ley 1266 de 2008 Especial de Hábeas Data, que regula lo que se ha denominado como el “hábeas data financiero”, es decir el derecho que tiene todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal, comercial, crediticia y financiera contenida en centrales de información públicas o privadas, que tienen como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero de su titular. Esta ley considera titular de la información tanto a las personas naturales como las jurídicas. Posteriormente, en octubre de 2012 se expidió la Ley 1581, “Ley General de Protección de Datos Personales”, que desarrolla el derecho de Hábeas Data desde una perspectiva más amplia que la financiera y crediticia. Así, cualquier titular de datos personales tiene la facultad de controlar la información que se ha recolectado de sí mismo en cualquier base de datos o archivo, sea administrado por entidades privadas o públicas. Bajo esta Ley General, es Titular toda persona natural y solamente en ocasiones excepcionales, previstas por la Corte Constitucional en la Sentencia C – 748 de 2011, podría llegar a serlo una persona jurídica, si se afectan los derechos de las personas naturales que las conforman. El 27 de junio de 2013 fue expedido el Decreto 1377 de 2013 que reglamentó parcialmente la Ley 1581 de 2012.

Definiciones

Con el fin de que los destinatarios de esta política tengan claridad sobre los términos utilizados a lo largo de la misma, a continuación, se incluyen las definiciones que trae la Ley 1581 de 2012, así como las referidas a la clasificación de los datos de acuerdo con la Ley 1266 de 2008.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, tanto por entidades públicas como privadas. Incluye aquellos depósitos de datos que constan en documentos y que tienen la calidad de archivos.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Clasificación de los datos bajo la Ley 1266 de 2008: privados, semiprivados y públicos. El dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular. El dato semiprivado: es aquel que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere la Ley Especial. El dato público: es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados de conformidad con la Ley Especial. La Ley Especial incluyó como ejemplo de este tipo de datos los relativos al estado civil de las personas, los que consten en documentos públicos y en sentencias ejecutoriadas. El Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012, incluyó en adición a los anteriores los referidos a la profesión u oficio, a la calidad de servidor público o comerciante Clasificación de los datos bajo la Ley General: Sensibles y Públicos. Dato sensible: es aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, que promuevan intereses de cualquier partido político o que busquen garantizar los derechos de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos. Dato público: está definido de manera residual, como aquel que no es semiprivado, privado o sensible. Por su parte, el decreto 1377 de 2013 reglamentario de la ley 1581, adicionó a los ejemplos ya mencionados por la Ley Especial, los referidos a la profesión u oficio, a la calidad de comerciante o de servidor público, y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Así mismo, señaló que estos datos por su naturaleza pueden estar contenidos en registros públicos, gacetas y boletines oficiales, entre otros. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso y circulación.

DERECHOS DEL TITULAR E IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

Derechos del Titular Dirigirse a Ecohotel Ebenezer, a través de los canales establecidos por éste manual, con el fin de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se puede ejercer para conocer la información que sobre el Titular reposa en Ecohotel Ebenezer, y frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Ecohotel Ebenezer, salvo cuando, de acuerdo con la ley, el Tratamiento que se está realizando no lo requiera.
Ser informado por Ecohotel Ebenezer, previa solicitud efectuada a través de los canales dispuestos por éste, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley General y sus decretos reglamentarios. Revocar la autorización en los casos que no se refieren a datos esenciales o propios para la prestación del servicio. Igualmente, solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Conocer en forma gratuita a través de los canales dispuestos por Ecohotel Ebenezer, los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento  Ecohotel Ebenezer a través de este Manual, informa acerca de los canales y procedimientos previstos para que el titular pueda ejercer sus derechos de manera efectiva.

Autorización

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

La autorización del Titular no es necesaria cuando se trate de: Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. Datos de naturaleza pública. Casos de urgencia médica o sanitaria. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el registro civil de las personas. Cuando se encuentren frente a alguna de estas situaciones, Ecohotel Ebenezer lo dejará claramente revelado y, en todo caso, cumplirá con las demás disposiciones contenidas en la ley. Las autorizaciones a ser puestas a disposición de los Titulares de los datos deben tener textos claros e indicar los requisitos establecidos por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Por lo anterior, se procurará reseñar de manera separada lo pertinente a ambas regulaciones, de tal manera que no haya lugar a confusión por parte del Titular sobre los derechos que le asisten bajo cada una de ellas. En el aparte de la Autorización correspondiente a la inclusión de los aspectos señalados por dicha Ley se indicará: La finalidad que se busca con el Tratamiento de los datos. El tipo de Tratamiento que tendrán éstos. La identificación y la dirección (física o electrónica) a la que podrá dirigirse el titular. La existencia de la política que desarrolla los derechos que le asisten al Titular. De tal manera que, tratándose del uso de los datos personales que no correspondan específicamente al desarrollo de la relación vinculante entre Ecohotel Ebenezer y sus clientes o usuarios, sino que se refieran al envío de información comercial o de carácter publicitario, el Titular podrá a través de comunicación escrita dirigida a la dirección: Kilometro 63+200 via Santa Marta-Riohacha sector Perico Aguao, o al correo electrónico ecohotelebenezer@gmail.com, manifestar de manera sencilla y expedita su voluntad de no ser contactado para dichos fines.  Identificación de las bases de datos Ecohotel Ebenezer ha identificado las siguientes bases de datos: Clientes directos (Huéspedes)

2. Proveedores
3. Contratistas
4. Empleados
5. Ex empleados
6. Ex clientes (Directos)
7. Ex Proveedores.
8. Ex Contratistas.
9. Candidatos a empleados.

Finalidad

Las bases de clientes directos (huéspedes) tienen por finalidad utilizar esta información para la debida prestación del servicio por parte de Ecohotel Ebenezer, así como para enviarles información que pueda ser de su interés. Para mantener informados a sus clientes y/o potenciales clientes, e interactuar con ellos, utilizará las redes sociales. La base de datos de proveedores y contratistas busca tener información actualizada, sólida y suficiente acerca de las personas que tienen la calidad de proveedores y contratistas o quisieran tenerla. La base de datos de empleados mantiene actualizada la información de los funcionarios para que la relación laboral se desarrolle de manera adecuada. La base de datos de candidatos en proceso de selección recoge la información proveniente de las hojas de vida, certificaciones y referencias personales de quienes se presentan a procesos de selección en Ecohotel Ebenezer, busca identificar los candidatos más idóneos para ser vinculados en ningún caso esto datos se comparten con ninguna otra empresa. Los datos correspondientes a exempleados se almacenan con el fin de cumplir con los deberes legales correspondientes y los de potenciales candidatos con el fin de contactarlos frente a nuevas oportunidades. Vigencia Los datos se conservan de acuerdo con los principios de necesidad y razonabilidad, de caducidad y temporalidad, según lo dispuesto en el Decreto 1377 de 2013 y las normas que regulan la conservación de documentos. Canales de suministro de la información Ecohotel Ebenezer establece como canales de comunicación con los titulares: Dirección física: Kilometro 63+200 via Santa Marta-Riohacha sector Perico Aguao, o al correo electrónico ecohotelebenezer@gmail.com Teléfono: 3127011434

Deberes del responsable del tratamiento

La Ley General define como responsable a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. De conformidad con la Sentencia C-748 de 2011, el responsable del tratamiento es “el que define los fines y medios esenciales para el tratamiento del dato, incluidos quienes fungen como fuente y usuario”, pudiendo poner los datos en circulación o utilizarlos de cierta manera. Sus deberes son: Garantizar para los titulares de datos, a través de los canales de atención establecidos en este Manual, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data. Ecohotel Ebenezer conserva las autorizaciones otorgadas por los Titulares bajo las medidas de seguridad correspondientes al tipo de información obtenido. Ecohotel Ebenezer informará acerca de la finalidad de la recolección, tanto en el texto utilizado para obtener la autorización del Titular, como en el Aviso de Privacidad. El Titular siempre conocerá el tipo de tratamiento que se le dará a sus datos, si van a circular o a ser compartidos, con qué finalidad y la manera de manifestar su voluntad en relación con ese alcance del tratamiento. Ecohotel Ebenezer informará que el uso que hacen de los datos es el correspondiente al desarrollo de la prestación de servicios con sus clientes y usuarios. Igualmente, cuando lo considere adecuado y de acuerdo con las autorizaciones obtenidas, solicitarán el consentimiento de los clientes y usuarios para enviarles información comercial referida a los servicios ofrecidos por Ecohotel Ebenezer Los derechos que le asisten al Titular de la información serán incluidos en el Aviso de Privacidad que se publicará en la página web de Ecohotel Ebenezer, y así se le indicará al momento de obtener el consentimiento por parte de aquel. La colaboración efectiva de los Titulares respecto de la actualización de su información en los datos conocidos por ellos es fundamental para el cumplimiento óptimo del deber de informar al encargado sobre todas las novedades de los datos que se le hayan suministrado. En este Manual se establecen los procedimientos para atender las consultas y reclamos formulados por los titulares. Los incidentes de seguridad que puedan poner en peligro la administración de la información de los Titulares serán informados a la Superintendencia de Industria y Comercio, con base en el procedimiento establecido en este manual. Las instrucciones y los requerimientos formulados por la Superintendencia de Industria y Comercio estarán relacionados en un sistema especial bajo la responsabilidad del Comité de Protección de Datos de Ecohotel Ebenezer, responsable del seguimiento en la adopción y cumplimiento de estas políticas.

Deberes del Encargado del tratamiento

La ley señala que el Encargado del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de los datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En atención a que la mayoría de las obligaciones establecidas en calidad de Encargado coinciden con las señaladas en calidad de Responsable, solamente se hará referencia expresa en este manual a las que no quedaron listadas en este documento. Sus deberes son: Existirán canales eficientes que permitan que las actualizaciones de información realizadas por el Responsable se reciban y tramiten en el término de cinco (5) días hábiles previsto en la ley. Éstos estarán referidos a un correo electrónico y al contacto telefónico generado desde el Área competente. Cuando exista información que sea controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio, se impartirán las instrucciones correspondientes por parte del área o funcionario encargado con el fin de que ésta no circule. Se permitirá el acceso a la información únicamente a personas autorizadas por la ley. Para ello se establecerán los requisitos que deben cumplir las autoridades judiciales y administrativas que soliciten este tipo de información, los cuales se refieren a la identificación de las funciones que les permiten efectuar el requerimiento, además del número de la investigación que se adelanta; asimismo, los requisitos que deben cumplir los Titulares, apoderados o causahabientes, en particular la acreditación de su calidad y los debidos soportes.

Medidas de seguridad

Ecohotel Ebenezer cuenta con reglamentaciones internas y protocolos sobre seguridad de la información, para asegurar el cumplimiento de los requisitos exigidos en materia de seguridad de la información. Este manual contara con apoyo de herramientas técnicas que garanticen la adecuada conservación, el acceso autorizado, la recuperación de documentos, entre otros. Se ha establecido que en los contratos celebrados con los Encargados se incluyan cláusulas que establezcan de manera clara el deber de éstos de garantizar la seguridad y privacidad de la información del Titular. Los contratos con los empleados y proveedores incluyen cláusulas que establecen el deber de éstos de garantizar la seguridad y la privacidad de la información del Titular.

PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Consultas 

En desarrollo del artículo 14 de la Ley denominado “Consultas” Los Titulares o sus causahabientes pueden consultar la información que de ellos reposa en las bases de datos de Ecohotel Ebenezer. Para solicitudes de consulta deben acreditar su identidad, así:
Si la presentan mediante documento escrito, deben adjuntar copia de la cédula.
Solicitudes presentadas a través de llamadas telefónicas se validara de la persona que consulte para verificar su veracidad y corroborar su identidad
Solicitudes presentadas a través de correo electrónico se validara de la persona que consulte para verificar su veracidad y corroborar su identidad Los causahabientes deben acreditar el parentesco adjuntando copia del registro civil de defunción y de su documento de identidad o copia de la escritura que da apertura a la sucesión y copia de su documento de identidad.
Los apoderados deben presentar copia auténtica del poder y de su documento de identidad. Una vez Ecohotel Ebenezer recibe la solicitud de consulta de la información, revisan el registro individual correspondiente al nombre del Titular y al documento de identidad aportado; si encuentran alguna diferencia entre estos documentos lo informarán dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles a partir del recibo de la comunicación, con el fin de que el solicitante la aclare. Si Ecohotel Ebenezer encuentra conformidad en los documentos, darán su respuesta en un término de diez (10) días hábiles. Si Ecohotel Ebenezer requiere un mayor tiempo para responder la consulta, lo informarán al Titular y le darán su respuesta en un término que no excederá los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término.

Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio

El Titular, causahabiente o apoderado deberá agotar el anterior trámite de consulta o reclamo antes de dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio para formular una queja. Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos El área de Administración es el responsable de velar por el cumplimiento de estas disposiciones y tiene comunicación directa con los demás empleados, con el fin de garantizar que todos los aspectos queden debidamente recogidos y que los deberes que estipula la ley se cumplan. Asimismo Ecohotel Ebenezer se apoyara en el Comité de Protección de Datos Personales conformado por áreas responsables.

Legislación nacional vigente.

Es importante reiterar que las actividades que desarrolla Ecohotel Ebenezer son reguladas, su ejercicio está sujeto a la supervisión del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y la Superintendencia de Industria y Comercio, Con observancia de la Ley de Protección al Consumidor, Ley 1480 de 2011. Así mismo, en materia de administración de datos personales se aplicará la ley General 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y en lo que corresponda la ley 1266 de 2008 referida a los datos de carácter financiero y crediticios y consulta y reporte a centrales de riesgo, y los demás que lo modifiquen, complementen o reglamenten.